重慶市交通局關于印發(fā)《重慶市公路建設項目檔案管理辦法》的通知
渝交規(guī)〔2023〕6號
各區(qū)縣（自治縣）交通局、兩江新區(qū)城市管理局、萬盛經(jīng)開區(qū)交通局、高新區(qū)城市建設事務中心，市公路事務中心、交通執(zhí)法總隊、交通規(guī)劃和技術中心，各有關單位：
現(xiàn)將《重慶市公路建設項目檔案管理辦法》印發(fā)你們，請認真貫徹執(zhí)行。
重慶市交通局
2023年8月3日
重慶市公路建設項目檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強和規(guī)范重慶市公路建設項目檔案管理工作，確保公路建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，更好地為公路建設事業(yè)服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《交通檔案管理辦法》等規(guī)定，結合重慶市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于由全市各級交通主管部門審批的新建、改建和擴建公路建設項目的檔案管理。
第三條 本辦法所稱公路建設項目文件，是指在公路建設項目中，自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理等基本情況的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。
本辦法所稱公路建設項目檔案，是指建設單位及其他參建單位按照項目檔案組卷要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理并歸檔的對工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的項目文件。
本辦法所稱參建單位，是指參與公路項目建設的所有單位，包括建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理、試驗檢測、設備制造等單位。
本辦法所稱市級公路建設項目，是指由市交通主管部門審批施工圖設計或指定由市級負責監(jiān)管的公路建設項目。
第二章 管理職責及工作要求
第四條 各級交通主管部門根據(jù)統(tǒng)一領導、分級負責的原則，依法對所轄公路建設項目檔案工作進行管理，同時接受公路建設項目所在地上級和同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導。
第五條 重慶市交通工程檔案館負責全市公路建設項目檔案行業(yè)管理事務性工作；承擔市級公路建設項目檔案的登記辦理、檢查指導、接收保管等，對市級公路建設項目電子檔案管理系統(tǒng)建設工作進行指導，對區(qū)縣（自治縣）交通主管部門管轄的公路建設項目檔案工作進行業(yè)務指導。
區(qū)縣（自治縣）公路建設項目檔案管理機構根據(jù)職責承擔本轄區(qū)公路建設項目檔案的管理工作。
第六條 建設單位的職責：
?。ㄒ唬┙ㄔO單位對項目檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。業(yè)務上接受交通主管部門和檔案主管部門的監(jiān)督和指導。
（二）建立健全項目檔案管理制度，負責對其他參建單位項目檔案工作進行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查、指導，組織檔案初步驗收工作，組織項目檔案人員檔案業(yè)務培訓；做好公路建設項目檔案管理登記工作。
?。ㄈ┴撠煴締挝恍纬傻捻椖课募傲㈨棇徟?、勘察、設計、科研文件等外部文件的收集、整理和歸檔工作；負責項目檔案的接收、保管、利用和移交工作。
第七條 其他參建單位職責：
?。ㄒ唬┌凑招袠I(yè)標準以及建設單位的相關要求，負責本單位在項目建設過程中形成的各種文件的收集、整理和歸檔工作，并按要求向建設單位進行移交。
?。ǘ┍O(jiān)理單位應對所監(jiān)理的設計、施工等其他參建單位項目文件形成、收集和整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，在檔案初步驗收前向建設單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。
第八條 公路建設項目的參建單位應高度重視項目檔案工作：
（一）各單位應加強建設項目檔案管理，明確項目檔案工作的分管領導，設立或明確與項目建設管理相適應的檔案管理機構，并配備滿足項目檔案管理工作需要的檔案人員，檔案人員應經(jīng)過業(yè)務培訓，在項目建設期間保持穩(wěn)定。
?。ǘ┕方ㄔO項目檔案管理工作費用應納入項目建設與管理的概算、招投標和各項合同之中，并將檔案管理工作納入工程合同管理。建設單位與其他參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應當設立專門條款，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。檔案工作經(jīng)費應?？顚Ｓ谩?/p>
?。ㄈ╉椖繖n案工作應融入項目建設，將項目文件的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目建設管理程序，建立、完善相應的檢查及考核措施；建立健全有關業(yè)務制度，保證檔案管理與工程建設同步進行，并保證項目文件材料收集完整、整理規(guī)范和保管安全；建立單獨的檔案室或庫房，配備設施設備。
?。ㄋ模┙ㄔO單位應做好項目檔案管理登記工作，分別于開工后6個月內(nèi)和檔案通過專項驗收后1個月內(nèi)完成項目檔案管理登記，保證登記全面、填報準確、上報及時。
?。ㄎ澹τ谑屑壒方ㄔO項目，建設單位應將項目檔案信息化納入項目建設計劃、項目領導責任制和項目管理信息化建設，并納入招投標要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。其他參建單位應按要求開展項目電子文件歸檔及電子檔案管理工作，并保障項目電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。鼓勵其他項目根據(jù)需求開展信息化工作。
第三章 項目文件的形成、收集與整理
第九條 項目文件編制應符合國家、行業(yè)有關技術規(guī)范和標準的規(guī)定。文件應格式規(guī)范、內(nèi)容完整準確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求；歸檔的項目文件應為原件，因故用復制件歸檔時，應進行說明或加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。
第十條 竣工圖由施工單位負責編制，編制完成后由監(jiān)理單位進行審核、建設單位進行復核?？⒐D應完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實反映項目建設竣工時的實際情況。
第十一條 工程重要活動及事件、原始地形地貌、建設過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應形成照片和視頻文件，圖像電子文件、視頻電子文件應主題突出、曝光準確、影像清晰。
第十二條 項目建設過程中形成的、具有查考價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全。
第十三條 項目文件整理應遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用。
第十四條 項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，真實記錄和準確反映建設項目的規(guī)劃、設計、施工及驗收等全過程的實際情況，圖物相符、技術數(shù)據(jù)可靠，滿足項目建設管理和運行維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
第十五條 市級公路建設項目的歸檔范圍（含進館范圍）、整理細則由市交通主管部門另行規(guī)定。
第四章 項目檔案驗收
第十六條 公路建設項目檔案驗收包括階段性檢查、初步驗收、專項驗收三個階段。
第十七條 階段性檢查是由公路建設項目檔案管理機構組織，聯(lián)合質(zhì)量安全監(jiān)管執(zhí)法機構，邀請相關行業(yè)技術專家，對其他參建單位形成文件材料的編制、收集、整理情況進行核驗，及時發(fā)現(xiàn)并糾正相關問題。階段性檢查意見及整改情況應歸檔備查。
第十八條 公路建設項目檔案初步驗收是公路建設項目交工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案初步驗收或檔案初步驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的交工驗收。
第十九條 項目檔案初步驗收內(nèi)容為交工驗收范圍內(nèi)的施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況。
第二十條 檔案初步驗收條件：施工單位、監(jiān)理單位已完成交工驗收范圍內(nèi)合同約定的各項內(nèi)容；施工單位、監(jiān)理單位已按相關標準完成項目文件收集、分類、組卷、編目等工作；監(jiān)理單位完成對施工單位項目文件的編制、收集和整理等工作的監(jiān)督和檢查，并向建設單位提交項目文件質(zhì)量審核意見。
第二十一條 建設單位在項目交工驗收前，應對施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況以會議形式組織驗收，驗收會由建設單位組織，驗收組組長由建設單位人員擔任，驗收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。
第二十二條 初步驗收合格的，由驗收組出具檔案初步驗收意見，作為交工驗收文件的一部分；初步驗收不合格的，由建設單位組織相關單位對存在問題進行整改后重新組織驗收。
第二十三條 公路建設項目檔案專項驗收是公路建設項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。
第二十四條 申請項目檔案專項驗收條件：
?。ㄒ唬┮寻匆?guī)定進行項目檔案登記。
?。ǘ┰诮还を炇针A段完成了對施工、監(jiān)理單位的檔案審查并形成檢查報告；完成了建設項目整體檔案自檢工作、自檢發(fā)現(xiàn)的問題整改完畢并形成自檢報告。
?。ㄈ╉椖繖n案已按交通行業(yè)主管部門的相關規(guī)定完成編制工作。
第二十五條 符合檔案專項驗收條件的，建設單位應及時向交通主管部門提出項目檔案專項驗收申請；申請建設項目檔案專項驗收，需提交項目檔案專項驗收申請報告、申請表、建設項目檔案自檢報告或建設項目檔案審查意見、檔案案卷目錄。
第二十六條 項目檔案專項驗收范圍：項目建設過程中參建單位形成的所有項目檔案。
第二十七條 項目檔案專項驗收的組織
經(jīng)交通運輸部審批初步設計的公路項目，其項目檔案專項驗收組織根據(jù)交通運輸部相關管理規(guī)定執(zhí)行。
市級公路建設項目的檔案專項驗收由市交通主管部門組織。驗收組由市交通主管部門、市檔案主管部門、重慶市交通工程檔案館及項目質(zhì)量安全監(jiān)督執(zhí)法機構等相關單位及有關專家共同組成，組長由市交通主管部門人員擔任，項目檔案專項驗收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。
其他公路建設項目，由項目所在地交通主管部門組織。
第二十八條 專項驗收合格的，由驗收組出具驗收意見，并納入竣工驗收報告；專項驗收不合格的，由建設單位組織相關單位對存在問題進行整改后重新組織驗收。
第五章 項目檔案的移交
第二十九條 項目檔案初步驗收合格后，其他參建單位應及時將項目檔案、案卷目錄和案卷編制說明向建設單位移交。建設單位在項目通過竣工驗收3個月內(nèi)，向公路建設項目檔案管理機構移交一套符合規(guī)定的項目檔案，辦理移交手續(xù)。
案卷編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。
第三十條 移交檔案要求：
（一）本辦法頒布之前已交（竣）工項目，項目檔案未進行數(shù)字化掃描的，根據(jù)需要按交通主管部門的相關規(guī)定移交紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化掃描的副本；如項目檔案已全部進行數(shù)字化掃描，需移交全部檔案的數(shù)字化副本，紙質(zhì)檔案按交通主管部門的相關規(guī)定進行移交。
?。ǘ┳员巨k法頒布之日起，新交工項目檔案按照要求對部分檔案進行數(shù)字化掃描，并按照交通主管部門的相關規(guī)定移交紙質(zhì)檔案和項目檔案的數(shù)字化副本。
?。ㄈ╉椖繖n案移交前，應重新編制檔號，使用符合國家和行業(yè)要求的檔案盒等裝具。
第三十一條 移交雙方在檔案核對無誤后，辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的移交清冊、簽字等交接手續(xù)。
第三十二條 移交單位要制作項目檔案管理卷，即項目概況、標段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等有關材料組成的專門案卷，并作為項目檔案歸檔。
第三十三條 按照交通運輸部相關要求，需向交通運輸部檔案館移交的建設項目檔案，建設單位應按規(guī)定進行移交。
第六章 公路建設項目電子檔案要求
第三十四條 市級公路建設項目的建設單位應當統(tǒng)籌組織其他參建單位共同參與積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與項目辦公自動化系統(tǒng)和質(zhì)檢、試驗、計量等業(yè)務系統(tǒng)互相銜接。應對電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)進行把關。電子文件歸檔與電子檔案管理工作應納入檔案專項驗收內(nèi)容。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，符合條件并通過單套制評審的建設項目檔案可按有關規(guī)定實行電子檔案單套制管理。
第三十五條 部分無法形成電子檔案的文件，需掃描后傳入檔案管理系統(tǒng)。項目檔案數(shù)字化的掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）的規(guī)定。數(shù)字化工作參照《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》，按照檔案接收單位的要求進行。數(shù)字化形成的電子檔案要與紙質(zhì)文件內(nèi)容上保持一致，并建立關聯(lián)，納入驗收范圍，做好移交。
第三十六條 建設單位應當在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，向使用單位移交項目電子檔案和查閱工具，同時向公路建設項目檔案管理機構移交列入接收范圍的項目電子檔案。
第三十七條 關于建設項目電子檔案管理的其他要求按《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）及國家和地方相關規(guī)定執(zhí)行。
第七章 附則
第三十八條 本辦法由市交通主管部門負責解釋。
第三十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
