廣東省發(fā)展改革委關于公共資源交易電子文件的管理暫行辦法
2018-01-19
第一章總則
第一條為規(guī)范公共資源交易電子文件管理，確保電子文件的真實性、完整性、安全性、可識別性和可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》和《廣東省電子文件管理暫行辦法》等法律法規(guī)，結合本省實際情況，制定本辦法。
第二條本省行政區(qū)域內(nèi)公共資源交易活動全過程的電子文件管理適用本辦法。
第三條本辦法下列術語的定義分別為：
?。ㄒ唬╇娮游募侵腹操Y源交易活動全過程中，通過計算機等電子設備形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等信息，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)等電子設備閱讀、處理、存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)?，不涉及國家安全、國家秘密的文件?br />
?。ǘ┰獢?shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結構、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。它可以對文件進行詳細、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取。
歸檔電子文件，是指根據(jù)相關法律法規(guī)應予歸檔的電子文件以及相應的支持軟件參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。
非歸檔電子文件，是指不屬于法定歸檔范圍，各相關主體根據(jù)實際情況需予以保存歸檔的電子文件以及相應的支持軟件參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。
（五）物理歸檔，是指將應歸檔的電子文件下載到脫機載體上，向相關方移交的過程。
?。┻壿嫐w檔，是指通過計算機網(wǎng)絡，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現(xiàn)將電子文件的管理權限向相關方移交的過程。
第四條省發(fā)展改革部門會同省經(jīng)濟和信息化、財政、國土資源、住房城鄉(xiāng)建設、交通運輸、水利、商務、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理、檔案管理等部門負責電子文件管理工作的指導和監(jiān)督管理。
項目發(fā)起方及其委托代理機構，公共資源交易平臺，各類公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)提供方等各方主體按照在公共資源交易全過程中的角色和職責，根據(jù)相關規(guī)定負責對電子文件的形成、移交、歸檔、保管、利用和銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。
第五條公共資源交易活動有關文件的形成、移交和歸檔等，鼓勵應用電子文件的方式。
電子文件規(guī)范化管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，滿足公共資源交易活動全程留痕的要求，采取有效技術手段和管理措施確保電子文件信息安全，并提供分層次、分類別共享應用。
各單位應建立電子文件管理制度，并指定能勝任工作的部門和人員負責電子文件管理工作。
第二章電子文件的形成
第六條公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)的運行服務機構，分別負責交易活動在本系統(tǒng)運行全過程中的電子文件的形成和收集。
第七條電子文件在形成過程中，應當具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式。能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調取查用的電子文件，視為符合法律、法規(guī)要求的書面形式。除法律、法規(guī)規(guī)定不適用的情況外，經(jīng)第三方認證的可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。
?。ㄒ唬┓舷铝袟l件的電子文件，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：
1．能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調取查用；
2．能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起，內(nèi)容保持完整、來源可靠，未被非法更改；
3．在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容的真實、完整；
4．采用符合國家標準的文件存儲格式，并能夠確保長期有效讀取。
?。ǘ┓舷铝袟l件的電子文件，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的文件保存要求：
1．能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調取查用；
2．數(shù)據(jù)電文格式與其生成、發(fā)送或者接收時的格式相同，或者格式不相同但能夠準確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；
3．能夠識別數(shù)據(jù)電文的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收的時間等信息。
（三）符合下列條件的電子簽名，視為可靠的電子簽名：
1．電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
2．簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；
3．簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；
4．簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。
第八條公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡系統(tǒng)，必須符合國家信息安全等級保護標準，應采取穩(wěn)妥的身份識別、權限控制、防計算機病毒、防木馬及防攻擊等技術措施，以確保電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。各系統(tǒng)要對元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點與內(nèi)容進行規(guī)劃，將應由系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。
第九條公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)提供方要有數(shù)據(jù)備份措施，有條件的單位應建立電子文件備份中心；公共資源交易平臺、項目發(fā)起方及其委托的代理機構應當配置電子文件管理、利用的設施設備。
第十條電子文件基本數(shù)據(jù)類型及其類別代碼分別為：
（一）文本文件（Text，代碼為T）
（二）圖形文件（Graphic，代碼為G）
（三）圖像文件（Image，代碼為I）
（四）視頻文件（Video，代碼為V）
（五）音頻文件（Audio，代碼為A）
?。?shù)據(jù)庫文件（Database，代碼為D）
?。ㄆ撸┯嬎銠C程序文件（Program，代碼為P）
（八）多媒體文件（Multimedia，代碼為M）
第三章電子文件的移交和歸檔
第十一條公共資源交易平臺負責歸集在電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)中形成的歸檔電子文件，移交給按規(guī)定負有歸檔責任的項目發(fā)起方或其委托的代理機構。
項目發(fā)起方或其委托的代理機構對接收的歸檔電子文件進行檢驗后歸檔，歸檔電子文件的歸檔應于在交易活動結束后的3個月內(nèi)完成。
第十二條項目發(fā)起方或其委托的代理機構應在交易活動結束后10個工作日內(nèi)向公共資源交易平臺提出電子文件移交要求。公共資源交易平臺在20個工作日內(nèi)完成移交工作。未能在上述期限內(nèi)完成而影響到電子文件準確、完整、可用和安全保密的，其后果由責任方承擔。
（一）電子文件的移交應符合下列要求：
1．電子文件的移交內(nèi)容包括歸檔電子文件、電子文件元數(shù)據(jù)表及有關材料。其中，專用軟件產(chǎn)生的電子文件應轉換為通用型電子文件。
2．接收方必須認真檢測電子文件，并由檢測人員填寫《歸檔電子文件移交檢驗表》。檢驗表一式兩份，一份由移交方保存，一份由接收方歸檔保存。檢測項目如下：
（1）載體外觀檢驗，如載體有無劃痕、是否清潔等。
（2）安全性檢驗，如是否有病毒等。
?。?）真實性檢驗，如電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與形成時的原始狀況一致。
?。?）完整性檢驗，如電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、結構信息等是否有缺損。
?。?）有效性檢驗，如電子文件是否具備可理解性和可利用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
?。?）技術方法與相關軟件說明資料檢驗，如技術方法與相關軟件說明資料等是否齊全。
?。ǘ╉椖堪l(fā)起方委托代理機構進行交易的項目，由代理機構負責將歸檔電子文件歸檔后移交項目發(fā)起方。
第十三條電子文件的歸檔范圍和保管期限，參照國家和省關于對同類紙質文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十四條項目發(fā)起方或其委托的代理機構按照一個項目一檔的原則，以“件”為單位進行整理。同一交易項目所有的歸檔電子文件材料按照交易流程的先后順序編制檔號。
第十五條歸檔電子文件可采用物理歸檔或邏輯歸檔方式。
（一）采用物理歸檔方式的，歸檔電子文件的存儲格式按照《歸檔電子文件存儲格式》選擇；歸檔電子文件的載體按以下優(yōu)先順序選擇：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤、U盤、存儲卡等作為歸檔電子文件長期保存的載體。
（二）采用邏輯歸檔方式的，公共資源交易平臺應當設定查詢歸檔電子文件的權限；歸檔電子文件的物理地址應由網(wǎng)絡管理人員存放在指定的服務器上，并采取備份措施，每季度對數(shù)據(jù)進行備份，必要時轉為物理歸檔。
第十六條歸檔電子文件的歸檔應符合下列要求：
（一）存儲電子文件的載體應標明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。
?。ǘ╇娮游募捌湓獢?shù)據(jù)應當同時歸檔，元數(shù)據(jù)應符合國家和廣東省相關標準規(guī)范；歸檔電子文件中應包括《電子文件元數(shù)據(jù)表》（電子版）、電子文件機讀目錄、相關軟件及其他說明等，并附《歸檔電子文件登記表》。
?。ㄈ┘用艿碾娮游募w檔前應做解密處理，明文歸檔。
?。ㄋ模ξ丛诟麟娮酉到y(tǒng)中留痕的應歸檔的材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案（標準PDF格式文件）留存。
?。ㄎ澹┍９芷谙迣儆?ldquo;永久”、“長期”的電子文件，項目發(fā)起方及其委托的代理機構須至少各制作一份該電子文件的紙質文本同時歸檔，并建立準確、可靠的標識與之對應。
第四章電子文件的保管
第十七條項目發(fā)起方及其委托的代理機構、公共資源交易平臺分別負責歸檔電子文件的保管。
第十八條歸檔電子文件的保管應符合下列要求：
?。ㄒ唬w檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
?。ǘw檔載體應直立存放于防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中。
?。ㄈ┉h(huán)境溫度控制范圍是17℃-20℃，濕度控制范圍是35%-45%。以光盤作為脫機存儲載體的，其存放環(huán)境要求離開強磁場10米以上，并與有害氣體、強紫外線隔離，有條件的單位應添置防磁柜。
（四）保管期限應符合公共資源交易的相關規(guī)定，法律法規(guī)沒有明確規(guī)定的，保管期限不少于10年。
（五）歸檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。有條件的單位可增加一套異地封存保管。
第十九條歸檔電子文件的有效性保證措施：
?。ㄒ唬╇娮游募９軉挝幻繚M1年對電子文檔管理和利用的設備更新情況進行一次檢查登記。
?。ǘ┰O備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，同時，原載體保留時間不少于3年。
?。ㄈ┐判暂d體每滿2年，光盤每滿4年，電子文件保管單位應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于40%，如果發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。
?。ㄋ模┐判暂d體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。
第五章電子文件的利用和銷毀
第二十條項目發(fā)起方及其委托的代理機構、公共資源交易平臺分別負責歸檔電子文件的利用和銷毀。
第二十一條歸檔電子文件的利用應符合下列要求：
?。ㄒ唬儆谛畔⒐_范圍的電子文件，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，該范圍內(nèi)的電子文件經(jīng)整理、鑒定后，應提供利用。不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國家有關檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權保護等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。
?。ǘ敒槔谜咛峁┱鎸?、可靠的電子文件，并采取有效措施確保電子文件不受損害。
（三）利用時使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡方式提供利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守國家有關保密規(guī)定。
?。ㄋ模w檔的電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。
第二十二條歸檔電子文件的銷毀應符合下列要求：
?。ㄒ唬w檔電子文件的銷毀需編制銷毀清冊，并報本單位主管領導批準。
?。ǘ┓潜Ｃ茈娮游募蛇M行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。
第六章監(jiān)督管理
第二十三條項目發(fā)起方及其委托代理機構，公共資源交易平臺，各類公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)提供方及其工作人員有下列情形之一的，有關主管部門責令限期整改；情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員按照有關規(guī)定給予相應的處分：
?。ㄒ唬╇娮游募芾聿环险鎸崱⑼暾?、可用和安全保密要求的；
?。ǘ┎话凑找?guī)定移交或者接收電子文件的；
（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；
?。ㄋ模p毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；
?。ㄎ澹┥米蕴峁?、復制、公布、銷毀電子文件的；
?。┏鲑u電子文件謀取私利的；
?。ㄆ撸┩婧雎毷?，造成電子文件損失的。
有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，移送司法機關依法處理。
第七章附則
第二十四條非歸檔電子文件的管理，參照本辦法執(zhí)行。法律法規(guī)或國務院行政監(jiān)督管理部門對電子文件管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第二十五條本辦法自2017年6月1日起施行，有效期2年。
附件（1．歸檔電子文件存儲格式；2．電子文件元數(shù)據(jù)表；3．歸檔電子文件登記表；4．歸檔電子文件移交檢驗表），此略。
