數(shù)字化交付:設(shè)計院行業(yè)的救星來啦!
2018-01-12
在現(xiàn)今的數(shù)字化時代,各個行業(yè)都在向“數(shù)字化”靠攏,各大設(shè)計院,為了設(shè)計、審查、施工更便捷,也開始謀劃著如何實現(xiàn)“設(shè)計文件數(shù)字化交付”,然而并不是每次“變革”的過程都像想象中那么順,比如,廣東江門市某電力設(shè)計院,在圖文檔生命周期管理、工作效率、信息安全等方面都存在著種種trouble。
文件流轉(zhuǎn)過程繁雜
該設(shè)計院的文件流轉(zhuǎn)流程不清晰,缺乏統(tǒng)一管理,圖紙經(jīng)常不能準時交付,導(dǎo)致工程拖沓,盡管員工已經(jīng)常加班,也仍然有大量文件不能及時輸出,嚴重影響了工作效率。
圖紙經(jīng)常不能準時交付,導(dǎo)致工程拖沓
信息安全隱患過大
該設(shè)計院很多設(shè)計圖紙都需要外包到快印店輸出,不僅效率低下,而且有時內(nèi)部的一些機密信息也會在外包的同時被泄露出去,信息安全存在很大隱患。
信息安全存在很大隱患
成本管控難以實現(xiàn)
該設(shè)計院文印輸出存在嚴重的浪費現(xiàn)象,設(shè)備狀況不佳,每年需投入20多萬元進行設(shè)備的更新和維護,難以實現(xiàn)成本的合理管控,導(dǎo)致投入和回報嚴重的不平衡。
重構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理體系實現(xiàn)圖文檔全生命周期數(shù)字化管理
圖文檔全生命周期解決方案(“享印ECM系統(tǒng)”和“ScanPath掃描捕獲系統(tǒng)”)亮了出來~為其重構(gòu)了業(yè)務(wù)流程驅(qū)動檔案管理體系,全面梳理及調(diào)整了文件出版、檔案管理等流程,逐步引導(dǎo)該設(shè)計院實現(xiàn)了圖文檔生命周期的數(shù)子化管理。
重構(gòu)后的設(shè)計院業(yè)務(wù)流程驅(qū)動檔案管理體系
享印ECM系統(tǒng)為該設(shè)計院提供了一個電子文件管理及協(xié)同辦公的統(tǒng)一平臺,涵蓋了組織運營涉及的圖文檔管理、協(xié)同辦公、審批管理、無紙化、數(shù)據(jù)安全管理等內(nèi)容,可支持整個企業(yè)文檔內(nèi)容生命周期內(nèi)各個階段的信息管理、協(xié)同和應(yīng)用。
ScanPath掃描捕獲系統(tǒng)可自動識別圖框中的工程名、編號、階段并按規(guī)則重命名;ECM讀取ScanPath重命名后的文件,將被導(dǎo)入到系統(tǒng)中對應(yīng)的項目文件夾中,如此,各相關(guān)部門就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)關(guān)鍵詞查詢、讀取,并可調(diào)用項目各階段的文件,如有需要還可以隨時從系統(tǒng)中調(diào)用已歸檔文件,進行二次輸出。
完善硬件及軟件系統(tǒng)有效提升效率&杜絕信息外泄
效率和安全方面,柯尼卡美能達不僅采取了一系列措施提升了該設(shè)計院的業(yè)務(wù)效率,而且?guī)椭錁?gòu)建了集中管理、安全共享內(nèi)容平臺,既提高了內(nèi)部協(xié)同能力并規(guī)范了數(shù)據(jù)管理,也實現(xiàn)了對信息安全的嚴格管控。
柯尼卡美能達在該設(shè)計院原有設(shè)備的基礎(chǔ)上,為其導(dǎo)入了小柯家高速彩色多功能復(fù)合機bizhubC754/C654及ECM、ScanPath等文檔流轉(zhuǎn)及管理系統(tǒng)。
柯尼卡美能達高速彩色多功能復(fù)合機bizhubC754
柯尼卡美能達還結(jié)合了現(xiàn)有的員工域賬號和員工卡,幫助該設(shè)計院實現(xiàn)了刷卡認證輸出。
刷卡認證
提供人性化服務(wù)提升用戶滿意度
為了幫助該設(shè)計院有效管控成本、提高服務(wù)質(zhì)量,小柯也費了不少心機,但能讓客戶滿意,小柯也很有成就感啦~
柯尼卡美能達的優(yōu)質(zhì)人性化服務(wù)
柯尼卡美能達為該設(shè)計院派駐了駐場人員負責(zé)出版業(yè)務(wù)及檔案管理業(yè)務(wù),同時為其提供了抄表服務(wù)以保證機器的良好運行狀態(tài),還可根據(jù)設(shè)備使用狀況及時提供硒鼓等耗材。
若機器發(fā)生故障,柯尼卡美能達也能保證以最快時間響應(yīng),從而幫助該設(shè)計院每月節(jié)約了20%左右的成本并大幅提升了用戶滿意度。本文屬于原創(chuàng)文章,如若轉(zhuǎn)載,請注明來源:數(shù)字化交付:設(shè)計院行業(yè)的救星來啦!http://oa.zol.com.cn/640/6408174.html